Comment se préparer au télétravail dans les entreprises si nous devons connaître un second confinement ?

Comment se préparer au télétravail en cas de second confinement ?

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Nous ne sommes pas à l’abris d’une seconde vague importante de l’épidémie du Covid-19. D’ailleurs, les chiffres de ces derniers jours sont plutôt alarmants. Le sujet d’un second confinement obligatoire est même évoqué par certaines instances scientifiques. Dans ce contexte, les entreprises qui s’étaient organisées à faire revenir leurs salariés en poste doivent déjà réfléchir à une nouvelle organisation du télétravail. Les premières expériences permettront certainement de rendre plus simple cette organisation. Et pourtant, il y a fort à parier que de nombreuses entreprises ne sont toujours pas prêtes. Le télétravail ne peut pas s’improviser, encore moins dans un temps record. Alors, ne devrions-nous pas profiter des premiers signaux d’un possible re-confinement pour anticiper ?

Comment se préparer au télétravail en cas de second confinement ? Quels sont les réflexes à adopter dès à présent en interne ? Pour ses salariés et pour ses managers ? Devons-nous l’organiser de manière à ce qu’il devienne une norme ?

Dans la continuité de notre réflexion sur l’avenir du télétravail, votre partenaire ABACUS vous suggère ses réponses.

Télétravail en entreprise : les bons réflexes à adopter par la direction

Bien sûr, le télétravail n’est pas toujours chose aisée. Selon l’activité de l’entreprise, il est même parfois impossible. Toutefois, la digitalisation des entreprises fait que toutes les branches professionnelles travaillent aujourd’hui avec l’ordinateur comme outil. Qu’il s’agisse d’un simple moyen de communication interne, ou bien d’un support de fabrication, de vente et/ou de relation clientèle, les ordinateurs sont partout. À partir de ce constat, chaque entreprise peut adopter de bons réflexes pour réussir son organisation du télétravail, forcé ou non. Y compris en activité partielle si le cœur du fonctionnement de l’entreprise est malheureusement à l’arrêt.

Pour rendre le travail à distance opérationnel, la direction d’une entreprise doit anticiper les sujets logistiques et humains. Voici quelques actions possibles en interne.

Sonder ses salariés sur leur ressenti du télétravail

L’un des premiers réflexes à adopter est sûrement le fait de sonder ses salariés sur leur ressenti du télétravail. Si pour beaucoup le télétravail a été bénéfique, d’autres l’ont mal vécu. Il est important d’identifier les raisons de ce mal-être et de voir dans quelle mesure l’entreprise peut intervenir. Commencez par un sondage par mail, et pourquoi pas créer un Google Form en ligne pour récolter les réponses ouvertes et fermées des intéressé(e)s. Pour ceux qui ne connaîtraient pas Google Form, voici le support Google pour créer vos formulaires personnalisés et gratuits. L’utilité première d’un formulaire Google Form est de pouvoir centraliser les réponses et d’obtenir des pourcentages en fonction du nombre de participants. Au choix, les réponses sont nominatives ou non. Vous pouvez varier le type de questions en fonction des services concernés.

Selon l’analyse des réponses que vous aurez récoltées, prenez les mesures nécessaires si cela rentre dans votre périmètre d’actions. Ouvrez la discussion en petit groupe ou en individuel pour développer le sujet et les moyens à mettre en œuvre et planifiez-les.

Anticiper les problèmes de connexion et de matériel informatique

Bien que de nombreux foyers possèdent aujourd’hui un ordinateur à domicile, ce n’est pas le cas de tous ! Ou bien, le matériel informatique qui est la propriété familiale n’est pas adapté aux outils avec lesquels vous travaillez. Idem pour ce sujet, sondez vos salariés. Sont-ils équipés pour télétravailler ? Disposent-ils d’un ordinateur (PC ou Mac) avec une version système récente ? D’une connexion internet suffisante ? Travaillez-vous avec un VPN et auquel cas, vos salariés sont-ils sensibilisés sur le sujet ?

Autant de questions auxquelles il est préférable de répondre en amont d’une organisation du télétravail. En identifiant les éventuels manques, vous pourrez mesurer l’investissement que vous coûteraient des installations à domicile. Selon les métiers concernés, cet investissement pourrait être rapidement rentable si le télétravail venait à durer. Pour d’autres, peut-être moins. L’analyse de ces données est obligatoire pour une gestion logistique fiable et durable de son entreprise.

Lever les inquiétudes des salariés

Tous les salariés ne réagissent pas de la même façon à l’annonce du télétravail. Si pour certains, c’est l’occasion rêvée pour travailler dans les meilleures conditions, pour d’autres, beaucoup moins. Le plus souvent, il s’agit d’inquiétudes. Des craintes relatives à la capacité de faire aussi bien ailleurs qu’à son poste, par exemple. Pour autant, cela ne doit pas devenir un prétexte au contrôle abusif par les managers. Au contraire, seule la discussion en amont et l’organisation des échanges permettront à ces salariés de mieux appréhender l’environnement du télétravail.

Sur les heures destinées habituellement aux réunions, profitez-en pour poser sur table le sujet. Comment vos salariés voient leur efficacité à domicile ? Comment souhaiteraient-ils que vous interveniez au quotidien ? Un climat de confiance initié avant la mise en place du télétravail ne le rendra que plus simple pour vos salariés, et pour vous.

Réduire le contrôle et laisser plus de place au rôle de support

C’est un sujet que nous avions déjà évoqué dans notre article consacré à l’avenir du télétravail. Le management des entreprises françaises est aujourd’hui beaucoup trop axé sur le contrôle des équipes. L’autonomie et la responsabilisation des salariés sont pourtant et sûrement deux leviers pour maintenir voire augmenter les performances de son entreprise. Et cela vaut aussi dans le cadre du télétravail. Tentez d’ores et déjà de transformer le rôle de vos managers en présentiel. Ôtez-les du doute et de la crainte de ne pas obtenir les résultats que vous leur avez fixés. Voyez-le autrement, et insistez auprès d’eux pour qu’ils soient au plus près de vos équipes en tant que supports, en priorité. Cette autre conception du management ne se réalise pas sur le court-terme, il faut bien sûr du temps pour envisager la transformation complète de sa stratégie managériale. Autant l’investir dès maintenant sur vos équipes en poste et initier un changement. Fini le temps du « chat et de la souris », place au travail en bonne intelligence et dans le respect des compétences et des missions mutuelles. Pour accélérer cet état d’esprit, rien de mieux que la communication entre la direction, les managers et les équipes.

Le résultat est simple. Si les premiers efforts sont manifestés dès à présent, votre entreprise et vos salariés vivront mieux le télétravail. Chacun de s’y retrouver dans le rôle et les responsabilités qui l’incombent. Ainsi, vous diminuerez certainement de moitié le temps consacré aux réunions, souvent inefficaces étant donné que le contrôle à distance est difficile voire impossible.

Former les salariés aux compétences informatiques

C’est un autre sujet important dans le monde de l’entreprise, y compris quand il est pris indépendamment du télétravail. Les salariés sont aujourd’hui peu ou pas formés aux outils informatiques qu’ils utilisent pourtant chaque jour.

Pour renverser la tendance, des actions de formation sont possibles. Beaucoup d’entre elles sont éligibles au CPF. Le Certificat CléA, les Certifications TOSA, ou encore PCIE-ICDL sont finançables par le Compte Personnel de Formation. Nous l’avons déjà évoqué à travers un article consacré à l’enjeu de la formation aux compétences numériques en entreprise. Par ailleurs, vous avez peut-être été obligé(e) de mettre vos salariés en activité partielle pendant ou après le confinement. Saviez-vous que le dispositif FNE-Formation a été reconduit jusqu’à la fin de l’année 2020 ? Il prévoit la prise en charge à 100% des formations des salariés en activité partielle, aucun frais pour l’entreprise. La validation est d’ailleurs automatique pour les formations dont le coût est inférieur à 1 500 €. Or, les formations aux compétences informatiques et numériques sont souvent en-deçà de ce tarif. Attention toutefois, la prise en charge à 100% est valable uniquement jusqu’au 1er octobre. Consultez notre article sur les nouvelles applications liées à l’activité partielle depuis le 24 juin dernier pour en savoir plus.

Il va sans dire que former les salariés aux compétences informatiques est déterminant pour la réussite du télétravail. La maîtrise de son environnement de travail à distance passe évidemment par la maîtrise des outils nécessaires.

Rendre le télétravail occasionnel dès maintenant

La meilleure façon de maîtriser un sujet est de l’expérimenter ! Si vous avez totalement levé l’organisation du télétravail au sein de votre entreprise, il est peut-être tant de le rendre occasionnel. À première vue, s’il n’est pas obligatoire, le télétravail va de plus en plus s’installer au sein des organisations du travail. Pourquoi ne pas le proposer à vos salariés à raison d’un jour ou deux par semaine et ce, dès maintenant ? Vous avez certainement su tirer le meilleur des difficultés rencontrées lorsqu’il est apparu soudainement en mars 2020 dernier. Tentez de le faire évoluer et testez-le plus régulièrement. Ainsi, vous serez prêt(e) si jamais il devait de nouveau s’imposer dans un second confinement.

La meilleure façon de rendre efficace le travail à distance est certainement de le jauger en profondeur. Mettez en place des ateliers réguliers entre les différents acteurs pour lever des contraintes et rendre plus fluide votre activité à distance. La période estivale est propice aux tests de cette organisation puisque nous pouvons supposer votre baisse d’activité du fait des vacances.

Le télétravail, organisation éphémère ou pérenne ?

Pour certains d’entre vous, dirigeant(e) d’entreprise, le télétravail est un mauvais souvenir. Et l’une des raisons les plus évidentes est sûrement le prix qu’il vous a coûté. Parce que oui, le télétravail coûte cher. Il peut très vite combiner une perte de temps et un ralentissement de l’activité. Alors, plutôt que de plonger son entreprise dans une situation financière critique, autant investir. Plutôt que de le voir comme une organisation du travail éphémère, autant l’envisager de façon pérenne.

Pourquoi ? Puisque nous n’y réchapperons pas, le nouveau monde transforme les habitudes, y compris celles que nous maîtrisons le moins. Les chefs d’entreprise qui profitent de ce nouvel essor parfois forcé du télétravail pour mieux l’appréhender sont ceux qui s’en sortiront le mieux. Et si le télétravail devenait une exigence pour la recrue que vous escomptez tant demain ? Et si malheureusement les épidémies n’étaient plus considérées comme hors du commun ?

Il faut se préparer à l’avenir du télétravail, mais il ne s’agit pas de le subir. Les entreprises ont un fort rôle à jouer pour maîtriser tous ses enjeux. Plus les organisations internes joueront le jeu de se confronter dès maintenant à ce mode de travail, plus elles le domineront tôt ou tard pour en dégager le maximum de bénéfices.

 

Article de Kévin Maudet
ECRIT PAR
Kévin Maudet
Expert ABACUS

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