Quels sont les principaux outils de gestion administrative du personnel ?

Quels sont les outils de gestion administrative du personnel ?

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La gestion administrative du personnel est une fonction qui traite des diverses problématiques inhérentes à la vie d’une entreprise. Elle constitue un champ d’action aussi vaste qu’important et pour mener à bien toutes les opérations qui en relèvent, la moindre des choses est de maîtriser les bons outils. Au travers de cet article, saisissez cette chance de prendre connaissance de ces outils.

Les outils consacrés à la gestion du personnel

Cette catégorie est considérée comme celle des outils consacrés parce que les éléments qui la composent sont les indispensables. Autrement dit, un gestionnaire du personnel qui entend bien faire son travail ne peut pas se passer d’eux. Ces outils en question sont notamment les documents juridiques, les documents administratifs et les documents stratégiques.

Les documents juridiques

Essentiellement, le cadre juridique est composé des traités internationaux en matière de travail, des conventions internationales, de la constitution, mais encore et surtout du Code du travail, des décrets et autres textes. On dit que l’ensemble de ces composants constituent des sources de droit.

Parallèlement à ce cadre légal, il y a également le cadre réglementaire. Ce dernier de son côté est composé du règlement intérieur, du manuel de procédures, des accords d’établissement et bien d’autres documents.

Les documents administratifs

Dans cette catégorie, il est essentiellement question du fichier du personnel, des registres (de paie, de sécurité au travail, des accidents et maladies professionnelles), des notes de service, du bilan social, des attestations et autres documents internes à l’organisation comme l’organigramme.

Et pour bien les gérer, il est conseillé au gestionnaire d’utiliser une solution de gestion du personnel comme Factorial, justement parce que cette dernière lui permettra d’avoir une idée synthétique de ses données.

Les documents stratégiques

Dans la quête de synergie et de cohérence de la stratégie, la fonction Gestion du Personnel participe à l’élaboration du plan stratégique de l’organisation et bien d’autres documents comme le plan de GPEC, le plan de communication, le plan de formation, etc.

En outre, pour les questions qui se rapportent au personnel, le service de Gestion du Personnel est tenu de fournir des informations sous deux formes précises :

  • soit les informations sont sous forme de conseils, de données (effectifs, flux des personnels, indicateurs sociaux, coûts salariaux.) ;
  • soit elles sont sous forme de mise en garde sur la résultante des décisions stratégiques sur le capital humain.

En plus de ces outils dits consacrés, il y a également d’autres qui ne sont certes pas si incontournables, mais qui ne sont quand même pas des moindres.

Le référentiel de compétences 

Le référentiel de compétences est un document qui fournit des renseignements sur les différents types de compétences requises dans un emploi, ainsi que le niveau de maîtrise souhaité pour chacune d’elles.

Ces compétences sont rangées en quatre (4) rubriques à savoir : les compétences techniques, les compétences d’adaptation, les compétences d’organisation et les compétences relationnelles. Chaque situation de travail sollicite dans la plupart des cas ces différentes compétences.

Peut être appelé individu compétent, celui-là qui a le savoir-faire ou l’expertise correspondant à son profil.

En plus de cela, la compétence se saisit également au travers de la capacité que détient l’individu à se mouvoir vers d’autres domaines, ou alors à suivre l’évolution des métiers ou des emplois.

Pour ce qui de la compétence d’organisation, elle est cette aptitude à avoir une idée claire du contexte de travail, sans oublier les éventuelles pressions de l’environnement. Pour illustration, il s’agit pour un administratif du nombre de dossiers qu’il doit traiter dans l’urgence.

Quant à la compétence relationnelle, elle est cette capacité à pouvoir mobiliser des réseaux sociaux et à effectuer des travaux en équipe essentiellement. En outre, elle s’étend à la capacité de traiter des problèmes des usagers, en leur offrant justement un service de qualité accompagné par exemple d’une écoute active, d’un sourire, etc.

La cartographie des métiers

La cartographie des métiers est un outil qui présente un inventaire de tous les métiers présents dans l’organisation. Petite précision, cela ne se réduit pas uniquement au cœur de métier, encore moins au métier de base. C’est dire que les métiers connexes sont également à prendre en compte, à l’instar des activités supports comme le métier de comptable, le métier de RH et le métier de logistique.

En réalité, et personne ne dira le contraire, il est capital pour un Gestionnaire du personnel de connaître les métiers de ses agents et comment ils se répartissent au niveau de ces différents métiers. Un logiciel RH peut lui être utile à ce sujet.

À la suite, des anticipations peuvent être établies et donner lieu aux actions RH à savoir la formation, la réorganisation, le recrutement et la mobilité en interne comme en externe.

Le répertoire des emplois

C’est grâce à ce répertoire que l’on identifie tous les emplois présents dans une organisation. Après les avoir recensés de manière séparée, on les insère au sein des emplois types. C’est en effet un outil qui sert à faciliter l’analyse de leur contenu et de leur pertinence.

Dans le cadre de la gestion des bases de données RH, le Gestionnaire du personnel se sert de cet outil pour veiller aux mouvements du personnel au niveau des emplois.

Dans le même temps, cela lui permet d’identifier les emplois où les demandes de mutations sont les plus élevées, ou les emplois qui posent le problème d’amélioration des conditions de travail ou encore ceux dont on n’a pas la maîtrise des effectifs.

La fiche de poste

Dans le cadre de la répartition des rôles au sein d’une l’organisation, la fiche de poste renseigne sur les missions de chaque poste et les activités afférentes. Elle sert également de base à l’entretien annuel d’évaluation. Grâce à elle, on peut même juger de l’utilité d’un poste, de ses relations avec les autres, sans oublier sa contribution à l’atteinte des objectifs.

Par ailleurs, il sied de préciser que la pluralité des outils peut poser le problème de leur gestion. La dérive peut aussi être l’objet de la saturation des procédures et la perte de motivation de l’encadrement moyen quant à leur utilisation.

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